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Nach der Messe ist vor der Messe

Über einen Job mit Suchtfaktor

An was denken Journalisten und PRler bei einem mehrtägigen Messeeinsatz zuerst? Mir kommen sofort schmerzende Füße, brennende Augen und der trockene Hals in den Sinn. Von den organisatorischen Herausforderungen ganz zu schweigen.

Nehmen wir mal die diesjährige Hannover Messe als Beispiel: US-Präsident Barack Obama sollte an Tag eins gemeinsam mit Kanzlerin Merkel durch einige Hallen schreiten. So weit, so gut. Nur wusste niemand, um welche Hallen es sich handeln würde. Noch weniger war man in einem der Planung angemessenen Zeitrahmen vor der Anreise darüber informiert worden, wie die Sicherheitsbedingungen – und damit auch die Einschränkung der Bewegungsfreiheit Normalsterblicher – sich auf den Messebesuch oder den eigenen Job vor Ort auswirken würden.

Es kam also, wie es kommen musste. Der Großteil der Medienvertreter stand sich entweder stundenlang die Beine in den Bauch oder handelte sich beim Irrweg von Absperrung zu Absperrung auf dem riesigen Messegelände bereits die ersten Blasen ein. Gleiches galt übrigens auch für die Aussteller und die am Stand eingeteilten PRler. Wer sich in weiser Voraussicht bereits die Premiumzeiten am ersten Messetag für seine Pressekonferenz oder sein Medienevent gesichert hatte, musste bis zur letzten Sekunde bangen, ob die angemeldeten Teilnehmer den Weg zur Veranstaltung überhaupt finden würden.

Der Rest der Messe verlief dann in den gewohnten Bahnen: Ein Termin jagte den nächsten und am Ende des Tages träumten viele von den tausend Gesichtern, an die man sich erinnern sollte, aber nicht immer kann. Davor, dazwischen und danach besteht die Arbeit rund um eine Fachmesse vor allem aus einem: guter Organisation. Wir PRler können unseren Teil dazu beitragen, den Messebesuch der Medienvertreter so erträglich und ergiebig wie möglich zu gestalten, indem wir

  • Termine festzurren und durch klare Angaben zu Zeit und Ort planbar machen,
  • pünktlich am vereinbarten Treffpunkt auf den Besucher warten – und genügend Puffer einplanen, falls dieser sich in dem Wirrwarr der Hallen verirrt,
  • Themen abstecken und zur Verfügung stehende Zeiten abfragen, denn nicht jeder interessiert sich für die gleichen Dinge; viele Journalisten haben Anschlusstermine,
  • Presse-Sticks zur Verfügung stellen, Visitenkarte dazu, fertig ist das Infopaket,
  • die wichtigsten Fakten in einer kompakten Storyline kommunizieren – nur so ist der Kunde beim Journalisten auch später noch präsent.

Und last but not least: Sofern auf dem Stand verfügbar, den Medienkollegen auch mal Kaffee, Wasser oder einen Happen zu essen anbieten. Mit vollem Magen macht jedes Gespräch mehr Spaß. Und den gibt es – trotz aller Strapazen – auf der Messe allemal! Inklusive eines gewissen Suchtfaktors. So heißt es auch diesmal wieder: „Nach der Messe ist vor der Messe…“ Wir werden es (fast) alle wieder tun. Weil es unser Job ist. Weil wir am Ende wissen, was wir geleistet haben. Weil jede Messe spannende neue Themen und Kontakte bringt. Und weil wir gar nicht anders können…