Sätze wie „Diese Info müsste irgendwo auf dem Server abliegen“ oder „Hatten wir dazu nicht mal was erarbeitet?“ sind in Ihrem Unternehmen sicherlich auch schon gefallen. Ein Unternehmenswiki als zentrale Wissensdatenbank kann die Zusammenarbeit im Unternehmen erheblich verbessern. Seit mehr als einem Jahr ist bei uns Schluss mit der Sucherei ‒ denn wir haben ein eigenes Unternehmenswiki eingeführt: das Commha-Wiki.
Voraussetzungen für ein Unternehmenswiki
Mit nur wenigen Klicks finden wir heute alle agenturrelevanten Informationen in unserem Wiki, das sich bestens in den täglichen Arbeitsablauf der Kolleg*innen integriert hat. Doch bis es soweit war, musste die Agentur einige wichtige Entscheidungen treffen: Wofür wollen wir das Wiki nutzen? Welche Wiki-Software ist die richtige? Welche Funktionen muss das Wiki haben? Fragen, auf die Sie in der Projektplanung unbedingt eine Antwort finden sollten.
Unternehmensinterne Wissensdatenbank
Uns sollte das Commha-Wiki als Wissensdatenbank dienen, in der internes Wissen gesichert, strukturiert gemanagt und gepflegt wird. Das Wiki sollte kein Ablagesystem für vertrauliche oder kundenrelevante Inhalte sein. Ebenso wenig benötigten wir ein ausgefeiltes Rechtevergabe-System für die Verwaltung vertraulicher Seiten ‒ unser Wiki sollte für jede Mitarbeiter*in frei zugänglich sein. Weitere Voraussetzungen waren eine einfache Installation, eine benutzerfreundliche Handhabe und eine kostengünstige oder kostenfreie Nutzung.
Auswahl der Unternehmenswiki-Software
Die Anforderungen sind essentiell für die Auswahl der Wiki-Software – und diese Auswahl ist riesig. Mehr als 80 verschiedene Wiki-Software-Varianten listet Wikipedia auf. Bei der Recherche nach einer passenden Unternehmenswiki-Software sollte man also entsprechend viel Zeit einplanen, um keine Fehlentscheidung zu treffen.
Ist die Wiki-Software ausgewählt, übernimmt in der Regel die IT-Abteilung die Installation der Software und alle weiteren technischen Notwendigkeiten, wie die Auswahl einer passenden Datenbank und eines Webservers. Danach kann es direkt mit dem Aufbau des neuen Unternehmenswikis losgehen. Bevor Sie jedoch wahllos Seiten anlegen, sollten Sie sich zunächst eine Struktur mit Kategorien für das Wiki überlegen. Dadurch können Sie jede erstellte Seite einer bestimmten Kategorie zuordnen und dort auch wiederfinden. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn neue Kolleg*innen sich anhand der Struktur durch das Wiki klicken. Überlegen Sie sich einen sinnvollen Kategorienbaum, der die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens widerspiegelt ‒ nur so können Kategorien richtig befüllt werden.
Jede Wiki-Software bietet in der Regel die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen, sogenannte Extensions, zu installieren, die im Basispaket nicht vorhanden sind. Prüfen Sie, welche Funktionen Sie für Ihre Anforderungen benötigen und ob die von Ihnen ausgewählte Wiki-Software diese Funktion mitbringt oder als Extension anbietet. Nützliche Extensions können beispielsweise ein WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) oder eine erweiterte Suchfunktion sein.
Administrator*in bestimmen
Damit das Wiki sich zu einer nützlichen Wissensdatenbank entwickelt, ist es empfehlenswert eine Administrator*in zu bestimmen. Diese steht den Kolleg*innen als Ansprechpartner*in zur Verfügung und kümmert sich um alle anfallenden Wiki-Belange. Auch erste, insbesondere häufig genutzte Inhalte sollten Sie vorab im Wiki einpflegen – denn wer besucht schon gerne ein leeres Wiki? Nach entsprechender Schulung der Kolleg*innen füllt sich dann nach und nach das Wiki wie von selbst und fördert den Informationsaustausch im Unternehmen sowie die Zusammenarbeit. Naja, fast von selbst: Das Wiki zu bewerben und die Kolleg*innen immer wieder zu ermuntern, Beiträge zu verfassen ist in der Anfangsphase natürlich Pflicht.
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