Es gibt einen Feind der Produktivität – er ist meistens bläulich, ein kleiner Balken, der sich im schlimmsten Fall zu einem hohen Klotz auftürmt. Das sind Meetings im Online-Kalender: Besprechungen, Statusmeetings, Jour Fixe, Planungstreffen – wie sie alle heißen.
Müssen es wirklich so viele sein? Vermutlich nicht. Oder nicht immer. Mit der Checkliste Meetingputz helfen wir Ihnen, ein paar der störenden Balken wegzuwischen und durch Sinnvolleres zu ersetzen.
Inhalt
Meetingputz Frage 1: Welches Ziel soll das Treffen erfüllen?
Es gibt viele gute Gründe, ein Meeting abzuhalten: um Arbeitsstände untereinander abzustimmen, Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen, Ideen zu entwickeln oder Prozesse zu verbessern. Wissensaustausch, Verkaufs- oder Personalgespräche. Vermutlich könnte jeder für nahezu jeden Termin einen dieser Gründe nennen – aber würden alle Teilnehmenden tatsächlich dasselbe Ziel angeben? Da fängt es schon an: Wenn kein sinnvolles, von allen Anwesenden gemeinsam verfolgtes Ziel benannt wird, ist das Meeting wert, überdacht zu werden – oder es ist womöglich ganz und gar überflüssig.
Meetingputz Frage 2: Ist der Teilnehmerkreis passend?
Apropos alle Anwesenden: wer genau nimmt eigentlich teil? Und warum? Eine heikle Frage, die selten ganz ehrlich beantwortet wird. Schnell fühlen sich Menschen ausgeschlossen, auch wenn sie im eigentlichen Termin anstelle eines eigenen Beitrags genervt mit den Augen rollen. Elon Musk soll schon einen Teilnehmer, der noch nichts gesagt hatte, gefragt haben, warum er überhaupt noch im Meeting sei. Keine Frage: es ist unhöflich, einfach aufzustehen und zu gehen. Umso wichtiger ist es, bereits bei der Einladung zu klären, worum es gehen soll und den Eingeladenen die Chance geben, zu diesem Zeitpunkt zu entscheiden, ob sie dabei sein mögen.
Meetingputz Frage 3: Warum wurde das Meeting ursprünglich etabliert?
Insbesondere Regelmeetings, die ihren festen Platz im Kalender beanspruchen, können zu einer Art künstlich beatmeter Karteileiche mutieren. Die Vitalfunktionen (sprich, das Zusammenkommen) werden zwar aufrechterhalten, aber wirklich mit Leben gefüllt sind diese Besprechungen nicht. Da hilft der Blick zurück: existiert der gute Grund, warum der Termin einst etabliert wurde, überhaupt noch? Und wenn nicht – wozu dient das Treffen dann noch?
Meetingputz Frage 4: Was passiert dort wirklich?
Führen Sie sich vor Augen, was in einem dieser Meetings wirklich passiert, oder aller Wahrscheinlichkeit nach passieren wird. Beispiel Team-Meeting: hört überhaupt jemand zu, wenn einzelne ihren Arbeitsstand referieren? Oder interessiert dies nur die Teamleiterin? Werden die im Meeting geäußerten Ideen ernstgenommen oder gar weiterverfolgt?
Meetingputz Frage 5: Stimmen Funktion, geplante Art der Durchführung und Ziel überein?
Zeit zu fragen: Passt alles überhaupt noch zusammen? Wenn nein: dann weg damit! Ein Balken weniger. Denn ist beispielsweise das Statusupdatemeeting nur dazu da, die Teamleitung über den Arbeitsstand der einzelnen Teammitglieder zu informieren, ist es überflüssig – denn das kann auch im Zweiergespräch erfolgen.
Meetingputz Frage 6: Wenn wir das Meeting abschaffen bzw. nicht durchführen – brauchen wir dann einen Ersatz?
Gehen Sie in sich: überwiegt die Erleichterung, dass im Kalender Platz geschaffen wurde? Oder haben Sie womöglich das Kind mit dem Badewasser ausgeschüttet, und es drohen doppelte Aufwände wegen mangelnder Abstimmungen oder das Arbeiten in Silos? Dann ist es wert, über einen Ersatz nachzudenken.
Meetingputz Frage 7: Wie können wir eine Veränderung risikoarm ausprobieren? Was wäre eine Alternative?
Das wöchentliche Teammeeting hat sich überlebt, aber sich gar nicht mehr zu treffen, ist auch keine Lösung. Vielleicht wäre ein seltener stattfindender, aber gut vorbereiteter Wissens- oder Erfahrungsaustausch eine gute Alternative? Und für das soziale Miteinander trifft man sich ab und zu zum gemeinsamen Mittagessen. Der Statusupdate wird in einem Online-Planungstool gepflegt, zu dem alle durchweg Zugang haben. So werden Kopf und Kalender frei. Und wenn es doch das alte Meeting wieder braucht, lässt sich anhand der Meetingputzfragen von vorneherein ein gutes Format finden, das seinen Zweck erfüllt.
Denn wer Mut zeigt, Altes nicht mehr zu machen, hat die Freiheit, Neues auszuprobieren.
Für alle, die sich intensiv mit ihrer Meetingkultur beschäftigen wollen, bieten wir die Seminarreihe „Erfolgreich virtuelle & hybride Meetings leiten.“
